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(一)传统采购四大误区
误区1:采购就是杀价,越低越好,所以应重于谈判的技巧。有些人喜欢在谈判桌上和供应商打价像,终得到一个低价格,好象自己胜利了。这是一个典型的误区,因为忽略了采购的总成本。要知道供应商如果在谈判桌上失去了什么,往往会在谈判桌下挽回损失。价格低,可能质量也不高,交货也不准,服务也不好,终看似划算的交易却让人受尽折磨,反倒花费更大的代价。采购不仅要关注单价,更要关注总成本。
误区2:采购就是收礼和应酬,不吃白不吃,不拿白不拿。有些人认为采购是一个肥差,大权在握,不能浪费机会,在采购时随时想着为自己谋利益。这涉及采购的职业道德,也关系到采购的风险控制。一个管理规范尤其是重视内部控制的企业,一个坚守道德规范的采购团队,不会容忍这样的现象发生。
误区3:采购管理就是要经常更换采购人员,以防腐败。有些公司认为采购部门是一个很敏感的部门,为了防止采购人员不道德交易给公司带来损害,就经常更换采购人员,以防止内部腐败。甚至有些公司的采购政策很明确地规定,采购部门的人员从事采购作业的时间不能连续超过三年,三年期满就得调往其他部门,然后再从其他部门换人来采购。更换采购人员的确有助于防止内部腐败,但是这种做法却忽略了采购的专业性。采购再也不是一个简单的事务性工作,而是一个专业活,充满了技术与技巧。频繁更换采购人员不利于采购专业能力的持续提升。正如俗话所说的:“买的没有卖的精”。即使从事采购好几年,也未必比供应商更熟悉供应市场,稍不留意可能会被供应商牵着走。供应商倒是很喜欢经常见到新
误区4:采购控制就是急催交货,慢慢付款,玩经济魔方。拿货的时候要求供应商赶快发货,而到付款的时候反而一点也不着急了,甚至供应商催款好多遍也不理睬,能拖多久就拖多久。这样的话商业信誉从何而来?跟供应商的关系能维持多久?企业如何健康发展?
对策:企业要避免陷入采购误区,就需要树立新的采购思维,从传统采购走向战略采购,尤其是要具备战略采购的思想。对采购发展的各个阶段特征进行对比归纳,可以发现战略采购区别于传统采购的四个鲜明特征:
1、从关注单价到更多地关注总成本:传统采购只关注采购单价,忽略了质量、库存、交期与服务等其他因素对采购成本的影响。战略采购不仅关注单价,更关注采购总成本,并且把单价看作总成本的一部分。采购总成本其本质是生命周期成本。材料的生命周期是指从与供应商谈好单价,到材料交付、运输、检验、储存、使用,转化成相应的产品,直至产品被客户接受或者被客户投诉并处理完投诉的整个过程,而在整个生命周期中附加在单价之上的各种费用支出之和就叫做生命周期成本。
2、供应商的数目由多到少甚至单一:传统采购往往是分散采购,而到了战术性采购阶段实施、供应商的数目由多到少甚至单一:传统采购往往是分散采购,而到了战术性采购阶段实施集中采购,供应商的数目有所减少。而战略采购则强调高度集中采购,供应商的数目更少,甚至是单一。战略采购鼓励发展单一供应商。有人会质疑单一供应商是否风险太大?单一不是。货源让企业别无选择,当然风险大。单一供应商是指企业拥有不止一个货源,在与多个供应商交往的过程中,选择其中一个与发展阶段及发展需求相匹配的的供应商,建立长期合作的关系,实施高度集中的采购,这样就把有限的采购资源价值大化了,反而风险低:
(1)多个货源质量不稳定;
(2)多个货源检验次数多、费用高;
(3)采购数量决定采购成本,多货源成本也高。从交货与服务来看,在发展单一供应商之后,因为实施了集中采购,企业很可能是供应商的大客户甚至是大客户,供应商在产能分配上、供货保障上、技术支持与服务上,往往是大客户优先,可以更充分地满足企业的需求。
3、与供应商的关系由短期交易到长期合作:传统采购供应商经常转换,企业和供应商的关系是短期交易的买与卖的关系。战略采购则将供应商看作伙伴关系,致力于长期合作。在企业有需要的时候,供应商有动力挺身而出,牺牲短期的利益来获得长期的共赢。企业也可以在与供应商签署长期框架协议的前提下,推动供应商的持续改善,以使企业获得更优的质量、更低的价格、更准的交货、更好的服务。
4、采购部门的角色由被动执行到主动参与:传统采购视采购为事务性工作,也就是简单的下单、跟催、验货、付款等事项,采购只是被动地执行需求部门提出的要求。战略采购则认为采购是一项技术活,非常强调采购的专业性,并要求采购的主动参与,也就是早期参与(EPI)。早期参与就是要充分利用采购部门的专业经验,寻求尽可能低的采购价格与采购总成本。让采购早期参与是对采购专业度的认可与尊重。早期参与的基本含义有两层:一是早期参与到产品研发过程中;二是早期参与到日常业务需求的确认中。
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